Оглавление:

1. Словарь терминов
2. Описание ПО
3. Порядок работы

• Интеграция с Системой
• Добавление и удаление аккаунта в Мессенджере к сети филиалов
• Привязка и отвязка номера телефона к филиалу
• Пробный период
• Тарифы и оплата подписки

4.Функциональность ПО «Pronto»:

• Отправка уведомлений
• Включение диалога: Подтверждение\изменение записи
• Включение диалога: Обработка отзывов
• Массовая рассылка
• Работа с шаблонами

1. Словарь терминов:

В настоящем документе используются следующие термины и сокращения:
ПО > Программное обеспечение
Мессенджер > Мессенджер моментальной отправки сообщений «WhatsApp»
Система > CRM система YClients
Платформа > ПО «Pronto» — платформа для формирования и доставки сообщений

2. Описание ПО
ПО «Pronto» — незаменимый помощник для администратора с простым подключением за 3 минуты без помощи менеджера. Pronto предлагает интуитивно понятный интерфейс, который облегчает работу администратора по работе с клиентами в Мессенджере через автоматизацию оповещений Системы и обработку ответов клиентов. ПО «Pronto» пересылает любые оповещения, генерируемые Системой, реагирует на ответы клиентов, внося изменения в Журнал Записей, а также позволяет настраивать шаблоны и обрабатывать отзывы клиентов на оказанные услуги. В ПО встроена собственная функция массовых рассылок для отправки сообщений выбранным клиентам.

3. Порядок работы
3.1 Интеграция с Системой
Шаг 1. Для того, чтобы интегрировать филиал (несколько филиалов) в Системе с «Pronto», нужно в основном меню Системы выбрать «Интеграции» и в списке сервисов (Маркетплейс ->Уведомления) выбрать Pronto, затем нажать «Подключить».









Если в вашем аккаунте в Системе несколько филиалов, то на следующем шаге можно выбрать, какие из них будут интегрированы (можно выбрать сразу несколько). Затем нажмите «Далее»









ПО «Pronto» запросит согласие на получение данных от Системы, которые необходимы для работы, и после нажатия кнопки «Продолжить» процесс интеграции практически завершен. Остается подключить аккаунт Мессенджера – номер, с которого будут отправляться сообщения клиентам.

Шаг 2. Для привязки Мессенджера необходимо нажать «Подключить» на автоматически открывшейся странице настройки Pronto:








Сервис генерирует QR-код для привязки аккаунта в Мессенджере








Этот код нужно отсканировать в приложении Мессенджера:










Когда Мессенджер успешно привязан, он появляется в списке на вкладке «WhatsApp»






И автоматически привязывается к подключенному филиалу (филиалам).
Теперь все уведомления от данного филиала (филиалов) будут отправляться вашим клиентам в Мессенджер через выбранный номер! Номер можно поменять или отключить в любой момент на этой же вкладке.

3.2. Добавление и удаление аккаунта в Мессенджере к сети филиалов
Чтобы добавить новый номер для обмена сообщениями, необходимо зайти на вкладку «WhatsApp» и нажать кнопку «Добавить»






Появится QR-код, который нужно отсканировать через приложение Мессенджера на том номере, с которого будут отправляться сообщения










Привязанный номер появится в списке доступных номеров на вкладке «YClients».
Номер можно удалить в любой момент, воспользовавшись кнопкой «Удалить» в списке привязанных аккаунтов Мессенджера на той же вкладке «WhatsApp». К любому филиалу можно подключать любой номер из списка. Один номер может быть выбран для нескольких филиалов.

3.3. Привязка и отвязка номера телефона к филиалу
Зайдите на вкладку «YClients» и напротив нужного филиала нажмите на кнопку «+»






В появившемся списке выберите нужный номер телефона






Любой филиал можно в любой момент переключить с одного номера на другой, а также отвязать от него номер или привязать заново.

3.4. Пробный период
Каждый новый клиент после первой интеграции с ПО «Pronto» автоматически получает доступ к «Пробному периоду», в течение которого он может бесплатно пользоваться практически всем функционалом Pronto*, а именно отправлять неограниченное количество сообщений и оповещений от Системы:

• Оповещения о новой записи
• Напоминания о предстоящем визите
• Перенос записи на другое время
• Уведомление об отмене записи
• Поздравление с днем рождения
• Обработка отзывов

Пробный период составляет 7 дней. В течение этого времени необходимо оплатить один из вариантов подписки. Если по истечении 7-дневного периода не был оплачен ни один из тарифов, обслуживание данной учетной записи на Pronto блокируется.
*Кроме функциональности «Массовая рассылка»

3.5. Тарифы и оплата подписки
Тарифы ПО «Pronto»:

Лайт, 1 200 ₽/месяц
Неограниченное количество сотрудников
Неограниченное количество сообщений
Оповещения о новой записи
Напоминания о предстоящем визите

«Безлимит», 1 месяц 2000 ₽/месяц
Неограниченное количество сотрудников
Неограниченное количество сообщений
Оповещения о новой записи
Напоминания о предстоящем визите
Перенос записи на другое время
Уведомление об отмене записи
Поздравление с днем рождения
Массовые рассылки
Работа с отзывами

«Безлимит», 6 месяцев 9 000 ₽ (1 500 ₽/месяц)
Неограниченное количество сотрудников
Неограниченное количество сообщений
Оповещения о новой записи
Напоминания о предстоящем визите
Перенос записи на другое время
Уведомление об отмене записи
Поздравление с днем рождения
Массовые рассылки
Работа с отзывами

«Безлимит», 12 месяцев 14 400 ₽ (1 200 ₽/месяц)
Неограниченное количество сотрудников
Неограниченное количество сообщений
Оповещения о новой записи
Напоминания о предстоящем визите
Перенос записи на другое время
Уведомление об отмене записи
Поздравление с днем рождения
Массовые рассылки
Работа с отзывами

Чтобы оплатить выбранную подписку, нужно перейти на вкладку «Тарифы» и нажать «Оплатить» на выбранном тарифе










Для оплаты будет сгенерирован QR-код. Оплата производится через сервис ЮКаssa. По запросу мы предоставим все необходимые платежные документы.

4. Функциональность ПО «Pronto»
4.1. Отправка уведомлений.
ПО «Pronto» передает клиентам филиала в Мессенджере сообщения, сгенерированные Системой. В настройках Системы можно отключить генерацию тех или иных видов оповещений, тогда такие оповещения не будут передаваться клиентам в Мессенджер (если сообщение не генерируется, то Pronto ничего не передает). Кроме того, на стороне Системы можно отключить любой вид оповещений для отдельных клиентов (см.раздел «Уведомления» в Карточке клиента Системы).
Текст каждого вида уведомлений редактируется в шаблонах Системы. Однако, на стороне Pronto есть возможность редактировать шаблоны напоминаний о предстоящих визитах, ответы (см.п.4.2)., а также текст благодарностей за отзыв и оповещений о негативном отзыве (см.п.4.3).
Так же на стороне Системы настраиваются сроки отправки уведомлений (за какое время до или после визита клиента). Исключением являются массовые рассылки от Pronto, в настройках которых можно указать интервал времени для отправки сообщений.

4.2. Включение диалога: Подтверждение\изменение записи

При передаче таких уведомлений Системы как: "Напоминание о визите", "Запрос подтверждения записи" и "Уведомление о подтверждении записи" включается диалог с Платформой. В текст этих уведомлений добавляется фраза «В ответном сообщении укажите 1 – если придете, 2 – если хотите изменить запись, 0 – если нет», ответ клиента обрабатывается ПО «Pronto» соответствующим образом: Pronto либо подтверждает запись в Журнале записи Системы (статус записи меняется на «Подтвердил»), либо отменяет (статус записи меняется на «Не пришел»), либо вносит изменения в саму запись (переносит на другое время и подтверждает).
Тексты уведомлений и ответы Pronto можно редактировать прямо в личном кабинете Pronto (вкладка «Шаблоны» -> «Подтверждение записи» (см. подробнее раздел 4.5 «Работа с шаблонами»).
В качестве ответа клиента принимаются как 1, 2, 0, так и другие варианты ответов, список которых можно редактировать на вкладке «Шаблоны» -> «Библиотека ответов» в личном кабинете Pronto.










После отправки такого уведомления бот ожидает ответ клиента в течение 24 часов, затем сессия завершается.

4.3. Включение диалога: Обработка отзывов
Pronto обрабатывает отзывы, оставленные клиентами в Системе. Pronto распознает положительный и отрицательный отзывы и отправляет клиенту в ответ на отзыв сообщение с благодарностью. Положительными считаются отзывы с оценкой 4-5 звезд, отрицательными считаются отзывы с оценкой 1-3 звезды.
Если клиент оставил положительный отзыв (4-5 звезд): Pronto напишет в ответ сообщение с благодарностью. По умолчанию отправляется типовой текст. Его можно посмотреть и изменить в шаблоне «Положительный отзыв» на вкладке «Шаблоны» -> «Отзывы». После внесения правок, достаточно нажать кнопку «Сохранить шаблон»







Если клиент оставил отрицательный отзыв (1-3 звезды): Pronto отвечает Клиенту и уведомляет Администратора филиала. Ответ Клиенту на негативный отзыв можно включить или отключить.
Если переключатель включен (кнопка розового цвета), то по умолчанию отправляется типовой текст. Его можно посмотреть и изменить в шаблоне «Отрицательный отзыв». После внесения правок, достаточно нажать кнопку «Сохранить шаблон»






Если переключатель отключен (кнопка серого цвета), а текстовое поле серое, то сообщение Клиенту в ответ на отрицательный отзыв не отправляется.






Администратор уведомляется о негативном отзыве через Мессенджер. Текст уведомления также можно изменять. Чтобы получать уведомления о негативном отзыве, необходимо указать номер телефона (аккаунта в Мессенджере) для получения таких оповещений и нажать «Сохранить».


4.4. Массовая рассылка
ПО «Pronto» позволяет осуществлять массовую рассылку по базе клиентов (по данным Системы). Массовая рассылка настраивается на вкладке «Рассылки».







Шаг 1. Написать текст, добавить смайлики и изображение. Сообщение можно сделать именным: для этого нужно нажать «+» под текстом сообщения и выбрать переменную «Имя клиента». Также можно автоматически подставлять название салона\филиала (переменная «Название салона»)







Шаг 2. Указать дату и временной интервал, в течение которого будут рассылаться сообщения. Важно отметить, что для предотвращения блокировки аккаунта в Мессенджере сообщения рассылаются по одному, раз в минуту. В противном случае риск блокировки значительно возрастает.




Шаг 3. Используя фильтры можно составить список нужных получателей. Например, сделать рассылку-приглашение тем, кто не записывался более 6 месяцев, или предупредить об изменении в расписании тех, кто записан на следующую неделю к определенному мастеру. Список получателей отображается под фильтрами.






4.5. Работа с шаблонами
ПО «Pronto» позволяет настроить шаблоны уведомлений клиентам о предстоящих записях.
Для этого необходимо:

4.5.1. Подготовить шаблон
В тексте сообщения напишите ваш текст. Можно переносить строки и вставлять смайлики > крайняя левая круглая
Нельзя удалять переменные, выделенные серым фоном, так как на их место будут подставляться данные из записи: название услуги (%SERVICE_TITLE%), имя мастера,(%MASTER_NAME%), дата (%DATE%), время визита (%HOURMINUTES%), ссылка на запись в виджете Системы (%LINK%)).
Можно менять переменные местами

4.5.2. Сохранить шаблон
Для шаблонов, работающих через ПО «Pronto», достаточно нажать "Сохранить шаблон". И шаблон сразу работает.





Для шаблонов, работающих через Систему, нужно нажать «Копировать шаблон». Такие шаблоны нужно переносить в Систему:





Чтобы перенести шаблон в Систему: В личном кабинете в Системе в главном меню (слева) выбрать «Настройки» > «Системные настройки» > «Уведомления»











В списке уведомлений выбрать нужное, перейти на «Шаблоны уведомлений» > Канал отправки SMS.












Очистить текстовое поле и вставить в него скопированный шаблон из ПО «Pronto». Затем нажать кнопку «Сохранить»








Важно:
Убедитесь, что для канала отправки SMS выбран статус «Всегда отправлять»